Nazwa, adres i numer konta to wszystko dane firmy, które prędzej czy później trzeba zaktualizować. Dobra wiadomość jest taka, że wszystkie zmieniasz w jednym miejscu i za darmo, składając wniosek o zmianę wpisu w CEIDG. W tym poradniku pokazujemy, jak zmienić każdą z tych danych oraz o jakich terminach pamiętać.
W skrócie: dane firmy zmieniasz przez wniosek o zmianę wpisu w CEIDG (formularz CEIDG-1) online, za pomocą Profilu Zaufanego. Zmianę większości danych zgłaszasz w ciągu 7 dni od jej wystąpienia. Aktualizacja jest bezpłatna.
Gdzie zmienia się dane firmy
Wszystkie podstawowe dane jednoosobowej działalności zmieniasz w CEIDG, składając wniosek o zmianę wpisu. To ten sam formularz CEIDG-1, którym zakładasz firmę. Jeśli dopiero zaczynasz, zajrzyj najpierw do przewodnika jak założyć własną firmę krok po kroku.
Zmiany składasz online na biznes.gov.pl, podpisując wniosek Profilem Zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Większość zmian zgłasza się w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiły. Tego terminu warto pilnować, bo niezgłoszenie zmiany jest wykroczeniem i może skończyć się grzywną.
Wniosku nie musisz składać osobiście. Jeśli ujawnisz w CEIDG pełnomocnika, może on zgłosić zmianę za Ciebie. Więcej o tym w artykule CEIDG, co to jest i do czego służy.
Jak zmienić nazwę firmy w CEIDG
W jednoosobowej działalności nazwa firmy musi zawierać Twoje imię i nazwisko. Możesz dodać lub zmienić element opisowy, na przykład „Jan Kowalski Usługi Stolarskie”. Aby to zrobić:
- Otwórz wniosek o zmianę wpisu w CEIDG.
- Wpisz nową nazwę firmy.
- Podpisz i wyślij wniosek.
Pamiętaj, że zmiana nazwy nie zmienia numerów NIP i REGON. Pozostają one takie same.
Częsty, a zaskakujący przypadek to zmiana nazwiska, na przykład po ślubie lub rozwodzie. Ponieważ nazwa jednoosobowej firmy zawiera Twoje nazwisko, taką zmianę również musisz zgłosić w CEIDG, aktualizując nazwę działalności.
Jak zmienić adres w CEIDG
W CEIDG podajesz adres działalności oraz, jeśli masz, dodatkowe stałe miejsca jej wykonywania. Adres zmieniasz tym samym wnioskiem:
- W sekcji adresowej wskaż nowy adres działalności.
- Dodaj lub usuń dodatkowe miejsca wykonywania działalności.
- Upewnij się, że masz tytuł prawny do nowego lokalu.
Aktualny adres jest ważny, bo to na niego trafia część korespondencji urzędowej oraz dane widoczne dla kontrahentów. Pamiętaj też, że zmiana adresu zamieszkania może oznaczać zmianę właściwego dla Ciebie urzędu skarbowego, więc po przeprowadzce sprawdź, gdzie się teraz rozliczasz.
Jak dodać lub zmienić numer konta w CEIDG
Numer rachunku firmowego również zgłasza się przez CEIDG. To istotne z dwóch powodów. Po pierwsze, urząd skarbowy używa rachunku na przykład do zwrotu podatku. Po drugie, rachunek zgłoszony przez czynnego podatnika VAT trafia na białą listę podatników, czyli wykaz, z którego kontrahenci sprawdzają, gdzie bezpiecznie zapłacić. Ma to znaczenie zwłaszcza przy większych kwotach, bo płatności między firmami powyżej 15 000 zł trzeba wykonywać na rachunek z białej listy. Zapłata na inny rachunek może narazić kontrahenta na konsekwencje podatkowe.
Aby dodać lub zmienić numer konta:
- W odpowiedniej sekcji wniosku wpisz numer rachunku.
- Zaznacz, czy to rachunek firmowy.
- Podpisz i wyślij wniosek.
Jeśli nie jesteś podatnikiem VAT, Twój rachunek nie pojawi się na białej liście, ale i tak warto, aby urząd miał aktualny numer.
Inne dane, które aktualizujesz w CEIDG
Tym samym wnioskiem zmienisz również kody PKD, adres e-mail, dane kontaktowe oraz formę opodatkowania. Tę ostatnią opisuje osobny artykuł jak zmienić formę opodatkowania w CEIDG, bo rządzi się własnymi terminami.
Czego nie zmienisz w CEIDG
Nie wszystko załatwisz jednym wnioskiem. CEIDG nie obsługuje rejestracji ani rezygnacji z VAT. Status podatnika VAT zgłaszasz osobno, formularzem VAT-R w urzędzie skarbowym. Numery NIP i REGON również się nie zmieniają, bo są przypisane do firmy na stałe. Dzięki temu zmiana nazwy czy adresu nie wymusza wymiany tych numerów u kontrahentów.
FAQ
Ile mam czasu na zgłoszenie zmiany danych?
Większość zmian zgłaszasz w ciągu 7 dni od ich wystąpienia. Wyjątkiem jest forma opodatkowania, która ma osobny termin powiązany z początkiem roku.
Czy zmiana danych w CEIDG jest płatna?
Nie. Aktualizacja wpisu jest bezpłatna. Składasz ją online albo w urzędzie gminy.
Czy po zmianie nazwy zmienia się NIP i REGON?
Nie. Numery NIP i REGON pozostają te same przez cały czas istnienia firmy.
Czy muszę zgłaszać numer prywatnego konta?
Najlepiej zgłosić rachunek firmowy. Tylko rachunek czynnego podatnika VAT trafia na białą listę, ale aktualny numer ułatwia kontakt z urzędem skarbowym.
Co, jeśli spóźnię się ze zgłoszeniem zmiany?
Niezgłoszenie zmiany w terminie 7 dni jest wykroczeniem i może skończyć się grzywną. Dlatego najlepiej aktualizować wpis od razu po zmianie danych.
Źródła
- biznes.gov.pl: zmiana wpisu w CEIDG, formularz CEIDG-1, terminy.
- gov.pl: sprawy urzędowe przedsiębiorcy, biała lista podatników.
