Korzystanie z dobrych narzędzi jest ważne w każdej firmie, niezależnie od tego, w jakiej działa branży. W przypadku biur rachunkowych i działów księgowych takim narzędziem jest specjalistyczne oprogramowanie pozwalające na prowadzenie wszystkich spraw finansowych i księgowych klientów.
Wielość dostępnych programów księgowych sprawia, że wybór wcale nie jest prosty. Różnią się między sobą nie tylko cenami, ale również funkcjonalnością czy interfejsem. Co powinniśmy wziąć pod uwagę, szukając takiego oprogramowania do firmy?
Analiza potrzeb biura rachunkowego to podstawa przed wyborem programu księgowego!
Pomimo tego, że wszystkie biura rachunkowe działają w jednej branży, to ich potrzeby mogą się różnić, na co ma wpływ między innymi zakres świadczonych usług, czy rodzaj obsługiwanych klientów. Zanim więc wyposażymy się w program, musimy zastanowić się nad tym, jakie funkcje będą nam potrzebne w codziennej pracy.
Oprogramowanie może mieć funkcje pozwalające tylko na podstawowe operacje księgowe. Wtedy jest dobrą opcją na przykład dla przedsiębiorcy rozliczającego się samodzielnie albo dla małej firmy. Dla biura rachunkowego lepszym rozwiązaniem są zaawansowane programy pozwalające na wykonywanie różnych form rozliczeń, prowadzenie płac, kadr, tworzenie bilansów i przetwarzanie dokumentacji wielu klientów jednocześnie.
Integracja z innymi narzędziami to istotna kwestia
Podstawowym obowiązkiem biur rachunkowych jest prowadzenie spraw związanych z finansami. Często poza programem księgowym korzystają także z innych rozwiązań informatycznych jak CRM, czyli oprogramowania do zarządzania kontaktami z klientami. Dobrze, by oba narzędzia dało się zintegrować. Tak samo dobrze pomyśleć o integracji Krajowego Systemu e-Faktur.
Choć wydaje się to oczywiste, nie wszystkie narzędzia są do tego przygotowane. Przeglądając dostępne opcje, warto upewnić się, że program księgowy dla biur rachunkowych będzie to umożliwiać, aby później nie ponosić dodatkowych kosztów.
Ważna zgodność z obowiązującymi przepisami – koniecznie miej to na uwadze!
Co jakiś czas zmieniają się poszczególne przepisy. Tym samym mogą być zmiany w szablonach dokumentów lub pojawi się obowiązek wysyłania dodatkowych raportów. Program dla biura rachunkowego powinien być pod tym kątem przemyślany i w chwili, kiedy będzie wprowadzana nowelizacja, dostępne będą aktualizacje, dzięki którym wszystkie dokumenty cały czas będą w zgodzie z obowiązującymi standardami.
Automatyzacja powtarzalnych czynności, czyli optymalizacja czasu pracy w biurze rachunkowym
Cyfryzacja procesów biznesowych sprzyja automatyzacji i dobrze, byśmy tego wymagali od programu dla biura rachunkowego. Proste rutynowe czynności sumarycznie zajmują sporo czasu, który można wykorzystać na inne czynności. Powtarzalność wiąże się też z większym ryzykiem błędów, a na te w biurze rachunkowym nie ma miejsca. Automatyzacja pozwala to wyeliminować, przez co zwiększa się efektywność i wydajność.
Możliwość pracy z dowolnego miejsca – dostosowanie się do popularyzacji pracy zdalnej
Kolejną rzeczą, na jaką patrzymy, jest możliwość korzystania z programu w różnych miejscach i na różnych urządzeniach. Teraz kiedy wiele firm decyduje się na pracę hybrydową lub zdalną, w cenie są narzędzia pozwalające na wykonywanie obowiązków poza siedzibą firmy. Coraz więcej programów księgowych pozwala na pracę na komputerze, w przeglądarce i mobilnie. I to na nich najlepiej się skupiać.
Patrząc na wszystkie powyższe kwestie, widać, że wybór programu dla biura rachunkowego nie może być przypadkowy. Dopasowane do potrzeb narzędzie zwiększy komfort pracy, pomoże zachować ład w organizacji i utrzymać wysoką jakość obsługi klienta.
Wybór odpowiedniego oprogramowania księgowego jest kluczowy dla biur rachunkowych i działów księgowych. Istotne jest, aby dopasować narzędzie do specyficznych potrzeb firmy, biorąc pod uwagę funkcjonalność, integrację z innymi systemami, zgodność z aktualnymi przepisami, automatyzację powtarzalnych zadań oraz możliwość pracy zdalnej. Odpowiednie oprogramowanie może znacznie zwiększyć efektywność pracy, zapewnić zgodność z przepisami i ułatwić obsługę klientów.
