Cold emailing to skuteczna metoda komunikacji marketingowej, która pozwala napisać i wysłać spersonalizowany e-mail do potencjalnego klienta. Tego typu mailing wymaga strategii i umiejętności, aby osiągnąć zamierzony cel, którym zazwyczaj jest zwiększenie sprzedaży lub pozyskanie nowych odbiorców. Kiedy planujemy kampanię cold mailingu, ważne jest, aby pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Poznaj nasze wskazówki dotyczące skutecznego wysyłania i pisania wiadomości cold email i ofertowych.
Kiedy i do kogo mogę wysłać cold mail?
Pamiętaj, że cold mailing jest często stosowany w środowisku B2B, ale w Polsce, krajach Unii Europejskiej i innych państwach, gdzie obowiązuje RODO, ustawy anty-spamowe i o ochronie danych osobowych oraz podobne, adekwatne przepisy prawne, nie zawsze możemy wysłać wiadomość email bez odpowiedniej zgody. Dotyczy to wiadomości o charakterze niezamówionej informacji handlowej lub treści marketingowej.
W związku z tym dobierz odpowiednią bazę adresów. Nie chodzi tu tylko o pozyskanie adresów do firm, które faktycznie mogą być zainteresowane ofertą. Należy pamiętać także o tym, że ofertę niehandlową bez wcześniejszego zapytania, bezpieczniej wysłać na adresy bezosobowe typu biuro@, zapytania@ oferty@.
Jeśli w naszej bazie znajdują się adresy osobowe, dzięki którym można zidentyfikować odbiorcę, zapytajmy najpierw o zgodę np. podczas rozmowy telefonicznej. Nawet w przypadku wysyłki na adresy ogólne, warto przedtem zadzwonić i dopiero po uzyskaniu aprobaty, wysłać ofertę. W tym przypadku zaletą jest, że możemy powołać się na naszą odbytą rozmowę w pierwszym mailu, co poniekąd „ociepla” naszą wiadomość. Na adres ogólny możemy też wysłać zapytanie mailingowe o wyrażenie zgody na przedstawienie informacji handlowej lub marketingowej. Jest to jednak mniej skuteczne niż poprzedzenie twojego maila, cold callem, czyli „zimnym telefonem”.
Zapoznaj się z przypadkami, kiedy możesz wykorzystać adres email do nawiązania kontaktu:
- Dane osobowe są publiczne (np. na stronie internetowej firmy). Możesz wysłać wiadomość na ogólny adres firmy, jeśli chcesz zainicjować kontakt. Wysłanie oferty handlowej lub marketingowej na taki kontakt bez wcześniejszej zgody e-mailowej, lub telefonicznej może być różnie interpretowane. Dlatego najlepiej i tak zapytać telefonicznie lub mailowo o możliwość przesłania oferty. W przypadku spersonalizowanego adresu możemy tak zrobić tylko i wyłącznie, jeśli masz 100% pewność, że adresat bezpośrednio wyraził na to zgodę i adres e-mail jest podany na stronie internetowej firmy jako osoba kontaktowa w sprawach ofert.
- Uzyskanie informacji bezpośrednio od osoby zainteresowanej. Nie musi być to uzyskanie danych wyłącznie w celu przedstawienia oferty. Tak sytuacja może nastąpić np. podczas wymiany wizytówek na targach lub konferencji. Zgodnie z RODO, wykorzystanie takich danych jest dozwolone, aby skontaktować się z daną osobą drogą e-mailową. Zapytajmy wcześniej, np. poprzez wysłanie wiadomości e-mail lub telefonicznie o możliwość przesłania oferty w kolejnej wiadomości.
- Pozyskanie kontaktu bezpośrednio od firmy, w której dana osoba pracuje (np. dzwoniąc i uzyskując informacje z sekretariatu). Zgodnie z RODO, nie ma przeszkód, aby wysłać zaproszenie do współpracy do konkretnej osoby, jeśli istnieje uzasadniony interes. Możemy nawiązać kontakt na ogólny numer biura i poprosić o przekierowanie do odpowiedniej osoby. Jeśli podczas rozmowy lub korespondencji e-mailowej osoba ta wyrazi zgodę na przedstawienie oferty i będziemy mieli to potwierdzone, możemy wysłać wiadomość ze szczegółami oferty.
- Kontakt poprzez formularz kontaktowy na stronie internetowej firmy. Jeśli firma lub osoba posiada formularz, który służy do otrzymania informacji handlowej, możemy wysłać takie zapytanie.
Podsumowując, nie jest w świetle prawa zakazane kontaktowanie się z podmiotami, z którymi nie posiada się żadnych relacji biznesowych. Natomiast jeśli chcemy zaprezentować ofertę marketingową lub handlową, musimy uzyskać na to zgodę. Inaczej nasza wiadomość zostanie potraktowana jako spam, a my narażamy się nawet na karę grzywny. Więcej o zagadnieniu spamu w prawie polskim dowiesz się z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Jakie korzyści może przynieść skuteczny cold mailing?
Właściwy i rozsądny cold mailing może przynieść wiele korzyści biznesowych przedsiębiorstwom. Stosując to podejście w email marketingu, możemy pozyskiwać nowych klientów i otrzymywać większą ilość odpowiedzi na nasze oferty. Wysyłka cold emailingu może być skutecznym narzędziem, które może pomóc w zwiększeniu sprzedaży i wzmocnieniu pozycji marketingowej. Dlatego warto zastosować odpowiednie strategie i przestrzegać porad oraz prawa, aby optymalnie wykorzystać potencjał sprzedażowy tej metody.
Cold mailing w połączeniu z cold callingiem pozwala także dowiedzieć się więcej o naszych potencjalnych klientach i rynku, dając szansę na pozyskanie realnych leadów. Poprzez analizę firm i otrzymanych odpowiedzi możemy sprawdzić, kto jest zainteresowany naszymi produktami lub usługami, co pozwoli nam skoncentrować się na konkretnych klientach.
1. Dopasuj swoją wiadomość do odbiorcy, personalizując e-mail
- Rozpoznaj odbiorcę i dowiedz się o jego potrzebach, zainteresowaniach itp.
- Dostosuj treść e-maila, tak aby była spersonalizowana i dostosowana do konkretnych informacji o odbiorcy.
Dopasowanie wiadomości cold mail do odbiorcy, personalizując e-mail, jest kluczowe w budowaniu skutecznej wysyłki. Przed wysłaniem wiadomości warto dokładnie zbadać odbiorcę i jego potrzeby, na tyle ile to możliwe. Pamiętaj o zwróceniu uwagi na szczegóły, takie jak imię i nazwisko, stanowisko czy specjalizacja danej osoby. W przypadku wysyłania oferty ogólnie do firmy również warto zapoznać się dokładnie z jej profilem. Warto dodać osobę, do której jest kierowana treść już w temacie wiadomości.
Znajomość tych informacji pozwoli Ci lepiej skierować treść wiadomości i wyróżnić się spośród innych e-maili. Personalizacja e-maila może obejmować także wspomnienie o wcześniejszych interakcjach, wspólnych znajomych lub nawiązanie do aktualnych wydarzeń czy trendów branżowych. Drobne szczegóły mogą sprawić, że odbiorca poczuje się doceniony i zainteresowany Twoją propozycją. Pamiętaj jednak, aby personalizacja była autentyczna i dobrze przemyślana, unikając sztucznych i nachalnych sposobów.
2. Napisz konkretnie jakie problemy odbiorcy rozwiązuje twoja oferta
- Skoncentruj się na tym, jak Twoja oferta może pomóc w rozwiązaniu problemów lub zaspokojeniu potrzeb odbiorcy.
- Wyjaśnij jasno i precyzyjnie, jakie korzyści mogą wyniknąć ze skorzystania z Twojej oferty.
Podczas pisania treści cold maila, kluczowe jest zrozumienie i odpowiednie przedstawienie, jak Twoja oferta może rozwiązać konkretne problemy odbiorcy. Zamiast skupiać się na tym, co oferujesz, staraj się podkreślić, co odbiorca zyska. Na przykład: “Rozumiem, że prowadzenie firmy XYZ może być czasochłonne. Nasza usługa pomaga automatyzować procesy, dzięki czemu masz więcej czasu na strategiczne decyzje”.
Warto udowodnić wartość Twojej oferty poprzez konkretny przykład lub case study. Możesz napisać: “Niedawno pomogliśmy firmie o podobnym profilu działalności obniżyć koszty operacyjne o 20%. Chcielibyśmy podzielić się tym doświadczeniem i pokazać, jak nasze usługi mogą pomóc również w Twoim biznesie”. Taki dowód skuteczności Twojej oferty może przekonać potencjalnego klienta do dalszej rozmowy.
3. Potwierdź swoją wiarygodność
- Podziel się referencjami, sukcesami lub wyróżnieniami, które potwierdzą Twoją wiarygodność jako dostawcy produktu lub usługi.
- Wysyłając pozytywne opinie od zadowolonych klientów, zwiększysz zaufanie odbiorcy.
Potwierdzenie swojej wiarygodności jest kluczowe, gdy wysyłasz „zimne maile”. Ważne jest, aby potencjalni klienci uwierzyli w to, co mówisz i oferujesz. Jednym ze sposobów, aby to osiągnąć, jest podzielenie się referencjami lub wyróżnieniami, które posiadasz.
Pamiętaj jednak, aby nie przesadzać i dostarczyć tylko istotne informacje. Potwierdzając swoją wiarygodność, pokazujesz, że Ty i Twoja firma jesteście ekspertami w danej dziedzinie i macie umiejętności, których potrzebuje Twój potencjalny klient.
4. Pisz zwięźle, jasno i czytelnie
- Unikaj długich i zawiłych zdań, które mogą wprowadzić odbiorcę w zamieszanie.
- Skup się na najważniejszych informacjach i przedstaw je w sposób klarowny i zrozumiały.
Innym czynnikiem, który podniesie skuteczność cold e-maila, jest sposób redagowania wiadomości. Ważne jest, aby pisać zwięźle, jasno i czytelnie. Przesyłane maile powinny być krótkie, ale treściwe, aby zainteresować odbiorcę i skłonić go do dalszego czytania. Unikaj długich i zawiłych zdań, które mogą sprawić, że odbiorca straci zainteresowanie. Nikt nie ma czasu na czytanie długich wiadomości, z których niewiele wynika.
Skup się na najważniejszych informacjach i zastosuj środki stylistyczne, które przyciągną uwagę czytelnika. Zastosowanie akapitów i punktów wypunktowanych pomoże w lepszym uporządkowaniu treści. Pamiętaj również o starannym dobieraniu słów i języku korzyści zrozumiałym dla odbiorcy. E-mail musi być oczywiście poprawny stylistycznie i gramatycznie.
5. Zakończ wezwaniem do działania
- Zawrzyj w e-mailu wyraźne wezwanie do działania (tzw. call to action lub CTA).
- Podaj również informację o sposobach kontaktu, tak aby odbiorca mógł łatwo podjąć działanie.
Aby skutecznie wykorzystać cold mailing, konieczne jest zakończenie wiadomości wezwaniem do działania. Przykładem takiego wezwania może być prośba o umówienie spotkania lub zaproszenie na prezentację produktu. Jeśli to możliwe, warto stworzyć poczucie pilności (ang. sense of urgency) i zachęcić odbiorcę do podjęcia natychmiastowego działania w trakcie czytania wiadomości lub tuż po. Później wiadomość i jej treść mogą zostać szybko zapomniane. Dlatego postaraj się, żeby wezwanie do działania i propozycja były atrakcyjne.
Ważne jest również, aby wezwanie było proste, zrozumiałe i łatwe do wykonania. Pamiętaj, że ostatecznym celem cold mailing jest przekonanie odbiorcy do podjęcia dalszej akcji, dlatego zakończ swoją wiadomość klarownym wezwaniem do działania, ale nie wymagającym wysiłku. Jeśli np. rejestracja na prezentację zajmuje 10 minut, robisz to źle. Szanuj czas Twoich odbiorców.
6. Zaplanuj przypomnienie, aby zwiększyć szanse na odpowiedź
- Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi na pierwszą wiadomość, zaplanuj przypomnienie po określonym czasie.
- Upewnij się, że przypomnienie jest uprzejme i nie nachalne, dając odbiorcy kolejną szansę na odpowiedź.
Zaplanowanie dobrze skonstruowanego przypomnienia to ważny element skutecznego cold mailingu. Warto wybrać odpowiedni moment na wysłanie drugiego maila, aby zwiększyć szanse na odpowiedź odbiorcy. Dobrym pomysłem jest odczekać około 3-7 dni od pierwszego wysłania wiadomości, dając odbiorcy czas na zapoznanie się z informacją.
Następnie, warto przypomnieć o treści pierwszego maila. Absolutnie unikaj sposobów i technik, które są irytujące czy natrętne. Przemyślane i dobrze zaplanowane przypomnienie może znacznie zwiększyć szanse na odpowiedź oraz skuteczność naszej kampanii cold mailingowej.
Podsumowanie
Wysyłanie wiadomości cold mailingowych to częsty element strategii marketingowej wielu firm. Właściwe, rozsądne podejście, dobrze przygotowana treść cold email oraz umiejętność nawiązywania pierwszego kontaktu z potencjalnym klientem to klucz do sukcesu. Jest to jedno z tych działań w marketingu, gdzie możemy powiedzieć: rób to dobrze albo wcale.
Przy tworzeniu takiej strategii należy kierować się dobrymi praktykami, takimi jak personalizacja wiadomości, potwierdzenie swojej wiarygodności, musimy postarać się o jasność i zwięzłość przekazu, zakończenie wiadomości wezwaniem do działania i zaplanowanie przypomnienia.
Pamiętaj, że cold mailing to nie tylko sposób na pozyskiwanie klientów, ale również doskonała okazja do budowania relacji i zrozumienia potrzeb Twojego odbiorcy. Jeśli szukasz wsparcia w tworzeniu skutecznych treści cold email i wzoru jak napisać maila, skorzystaj z naszego generatora emaili ofertowych, który pomoże Ci napisać skuteczną wiadomość z ofertą. Dzięki niemu szybko i łatwo stworzysz profesjonalne wiadomości, które pomogą Ci w efektywnym pozyskiwaniu nowych klientów.
