Rozliczanie czasu pracy kierowców to złożone zagadnienie, a brak znajomości przepisów i doświadczenia może poskutkować zarówno karą finansową po kontroli przeprowadzonej przez GITD, jak i utratą zaufania pracowników. Poznaj najczęściej popełniane błędy, aby wiedzieć, na co zwrócić szczególną uwagę.
Jakie są często popełniane błędy w rozliczaniu czasu pracy kierowców?
Błędy w rozliczaniu czasu pracy kierowców nie są rzadkością – potwierdzić mogą to specjaliści z firmy Evotax, która świadczy profesjonalne usługi księgowe dla firm transportowych. Jednak niektóre problemy występują z dużą większą częstotliwością niż inne. Ich przykładami są:
- Przyjęcie błędnego systemu pracy kierowcy, np. podstawowego zamiast równoważnego. W konsekwencji może dojść zarówno do zaniżenia, jak i zawyżenia wysokości świadczeń należących się kierowcy.
- Rozliczanie czasu pracy kierowcy na podstawie niepełnych danych. Źródłem błędów popełnionych podczas rozliczania czasu pracy kierowcy może być też opieranie się na niekompletnych informacjach.
- Nieskorygowanie błędów popełnionych przez kierowcę. Rozliczenie czasu pracy kierowcy powinno być poprzedzone sprawdzeniem zapisów tachografu – istnieje możliwość, że pracownik wybrał nieprawidłowy tryb pracy.
Jak unikać najczęstszych błędów podczas rozliczania czasu pracy kierowcy?
Jak można przeczytać na wspomnianej już stronie internetowej firmy Evotax, jednym ze sposobów uniknięcia błędów podczas rozliczania czasu pracy kierowcy jest stosowanie dedykowanego oprogramowania. Mimo że nie rozwiązuje to wszystkich problemów, to pozwala ustrzec się przed oczywistymi pomyłkami podczas podliczania godzin pracy i w sposób automatyczny ustalić, czy doszło do przekroczenia norm czasu pracy.
Pomocny w ograniczeniu błędów jest też styl pracy, który zakłada wyeliminowanie rutynowych działań na rzecz kontroli. W tym przypadku niezbędne jest dokładne sprawdzanie każdej czynności, np. weryfikowanie, czy zarejestrowana aktywność kierowcy pokrywa się z przebiegiem trasy, jaką on pokonał. Rozważyć warto również wdrożenie cyklicznych audytów wewnętrznych.
Dlaczego rozliczanie czasu pracy kierowców warto przekazać specjalistom?
Mimo dość skomplikowanych i rozproszonych przepisów, które regulują czas pracy kierowców, rozliczanie czasu pracy kierowców jest dużo łatwiejsze niż w przeszłości, a to dlatego, że na rynku działają specjalizujące się w tym zagadnieniu podmioty. Jednym z nich jest firma Evotax, która świadczy usługi księgowe dla firm transportowych. Przekazanie prowadzenia kadr i płac w ręce specjalistów oznacza:
- Wyeliminowanie błędów z rozliczeń czasu pracy kierowców. Przedsiębiorca korzystający ze wsparcia ekspertów może liczyć, że nie narazi się na kary finansowe, ponieważ rozliczenia będą zgodne z przepisami.
- Efektywne wykorzystanie czasu pracy kierowcy. Prawidłowe rozliczenie czasu pracy kierowców ułatwia planowanie grafiku i pozwala na maksymalne wykorzystanie godzin ich pracy.
- Większą stabilność finansową. Firma zyskuje pewność, że w przyszłości jej sfera finansowa nie zostanie zachwiana z powodu konieczności wypłacenia kierowcom należnych im zaległych świadczeń.
Z perspektywy przedsiębiorcy współpraca z ekspertami z zakresu rozliczeń czasu pracy kierowców to również możliwość pełnego skoncentrowania się na pozyskiwaniu i realizacji zleceń – czyli rozwoju firmy.
